KESIMPULAN HASIL ZOOM MEETING Q n A EMIS 4.0 SESI III-MIGRASI DATA

jammadrasah

KESIMPULAN HASIL ZOOM MEETING

Q&A EMIS 4.0 SESI III-MIGRASI DATA

KESIMPULAN HASIL ZOOM MEETING Q&A  EMIS 4.0 SESI III-MIGRASI DATA N HASIL ZOOM MEETING Q&A  EMIS 4.0 SESI III-MMedan, 29 Juni 2021 Via Zoom Cloud Meeting

1.   Progress Migrasi Data EMIS online (lama) ke EMIS 4.0

a.   Seluruh Akun yang ada di EMIS online sudah termigrasi 100% ke EMIS 4.0

b.   Profil Lembaga sudah 70% termigrasi , yg belum selesai adalah fitur prestasi, bantuan  dan kurikulum

c.   Pada  Akun  Siswa data-data   penting  utama  siswa  sudah  termigrasi secara  aplikasi  dan datanya  dengan  progress  70%, yang  belum  selesai  adalah  Informasi  Pendidikan  Lain, Ekstrakurkuler dan Alumni (Alumni sedang dalam development)

d.   GTK, progressnya 25%, untuk profil utama sudah selesai termigrasi e.   Sarana Prasarana, progressnya 35%,

f.    Data Rombel, progressnya sudah 100%

2.   Permalasalahan NSM Salah, melapor ke Live Agent dan akan dilakukan perbaikan data

3.   Permasalahan NPSN Salah dan  NPSN 0 areanya  adalah  di server  integrasi  sudah  dilakukan sinkronisasi data dari server ke integrasi EMIS 4.0, jika masih terjadi kesalahan, proses yg putus ada ditempat yang lain, mungkin dr Pusdatin ke Server Integrasi, silahkan melapor ke Live Agent agar bisa dipantau progress nya.

4.   Migrasi Siswa EMIS 4.0

a.   Data Ganda. System tidak mengenali data mana yg bisa dipakai, maka akan dimigrasi tetap ganda, di akun opm akan muncul ganda dilembaga yg sama atau lembaga lain, opm yg akan memilih dengan penonaktifan siswa

b.   Kekurangan/kelebihan siswa, hasil analisa penyebabnya karena data ganda atau data siswa yg belum termigrasi, sudah dilakukan penyisiran data dan sudah eksekusi penambahannya, yg perlu dilakukan opm adalah melihat apakah data-data  sswanya sudah benar atau masih ada yg tertinggal, mohon untuk diinformasikan ke UC jika masih terkendala

c.   Salah Tingkat, penyebabnya  karena data Ganda, sudah dilakukan perbaikan salah tingkat, opm silahkan mengecek 

d.   NISN  dan  data  pokok  siswa  tidak  update,  disebabkan update  data  dari Pusdatin tidak mengalir dengan benar ke EMIS 4.0, solusinya sudah dibuatkan job untuk mengalirkan data dari server integrasi ke EMIS, direncanakan nanti malam akan dialirkan datanya

5.   Migrasi GTK, profil  GTK sudah dimigrasi, data-data  lainnya sedang dalam tahap pengerjaan dan dalam antrian

6.   Migrasi Sarpras, untuk Lahan,  Ruangan,  Sumber  Air & Penerangan  dan Sarana  Pembelajaran sudah dimigrasi, sisanya sedang dalam tahap pengembangan dan dalam antrian.

7.   Migrasi Rombel, sudah dilakukan MIgrasi dari EMIS online, Rombel profil sudah dimigrasi, untuk

Ruangan dan GTK tidka bisa dimigrasi karena termaping dengan benar

8.   Daftar Q & A

1)    Pertanyaan : Daftar nama siswa sebelumnya 145, tiba-tiba menjadi 148?

Jawaban   :  Penambahan   siswa,   jika  siswa   yg  lebih   tidak   aktif,  silahkan   dipilih  dan dinonaktifkan

2)    Pertanyaan : Jika data siswa terdata di EMIS 4.0 tetapi divervalpd tidak ada?

Jawaban  : Proses sinkronsasi EMIS dan vervalpd ada 4 langkah, penampungannya  ada di server integrasi, adalah tempat berkomunikasi EMIS dgn Vervalpd, langkah 1 (EMISkirim  ke Server  Integrasi),  Langkah  2  (Pusdatin  menjalankan  proses  menarik  data  dari  server integrasi ke vervalpd), langkah 3 (Pusdatin mengirim  data  ke server integrasi), langkah 4 (EMIS 4.0 menarik data dari server integrasi masuk kembali ke EMIS). Yang bisa dilakukan saat ini pusat  menyiapkan prosesnya (mengirimkan data  ke server integrasi ketika sudah balikan akan diambil yg sudah diupdate PUsdatin), untuk yang tidak  bisa diatur di EMIS, EMIS sudah berkoodinasi dan melakukan pendekatan  dengan Pusdatin agar bisa dialirkan, memang ada bbrp kendala yang mengakibatkan putusnya aliran. Akan dicoba didiskusikan ulang dengan Pusdatin supaya bisa diekseski sehingga proses sinkronisasi berjalan lancar. Tambahan jawaban : Untuk data yang di EMIS tapi tidak ada diverval, saat ini untuk server integrasi sendiri sudah masuk sekitar 150.000 siswa, silahkan opm di cek kembali.

3)    Pertanyaan: Bagaimana cara merubah NIK siswa dan NISN sedangkan di vervalpd tidak bisa diedit?

Jawaban:  Kemungkinan  kesalahannya  di  EMIS, nantinya  setelah  melakukan  sinkronisasi data  pokok ke EMIS  mungkin  jadi lebih benar,  kecuali  kesalahannya di vervalpd, akan dikoordinasikan dengan Pusdatin 

4)    Pertanyaan: Kapan dilakukan sinkronisasi?

Jawaban  : Sinkronisasi akan dilakukan nanti  malam,  kemungkinan  akan ditutup  aplikasi EMIS pada pukul 9 atau 10 malam, setelah itu kemudian dillakukan sinkronisasi data pokok antara di EMIS dengan Pusdatin

5)    Pertanyaan : Mohon solusi terkait siswa yang belum masuk di emis 4.0, terdapat  dua siswa tidak masuk.

Jawaban : Mohon dicek ulang, jika tidak muncul juga hubungi Live Agent

6)    Pertanyaan : Dari UC Langkat Sumut Rifai, terkait AKM di ada beberapa  rombel tidak ada jurusan di EMIS 4.0

Jawaban: Untuk AKM yang diinformasikan ke EMIS, disediakan tempat mengalirkan data ke server Integrasi, sudah diisi oleh pihak EMIS, memang masih berlangsung prosesnya, ada yang masih di cek, sehingga untuk AKM ini ada yang masih belum selesai.

Terkait rombel yag tidak ada jurusan silahkan koordinasi ke Live Agent

7)    Pertanyaan : Bagaimana mengedit data nama siswa sementara  di vervalpd tombol validasi tidak terbuka karena tidak mencapai 70%

Jawaban  Data nama termasuk 6 data pokok, perbaikan dilakukan divervalpd, trkait adanya batasan  utk  editing, akan  didiskusikan  dengan  Pusdatin, bisa diedit di  EMIS tapi tidak terupdate ke Vervalpd akan menjadi masalah juga.

8)    Pertanyaan:  Bagaimana   dengan   Madrasah/RA   yang  akan  diakreditasi   apakah   harus menunggu menu GTK dan rombel baru ditari datanya?

Jawaban: Untuk RA secara data akreditasi sudah dikirimkan Kemenag

9)    Pertanyaan: Ada  kasus madrasah  memiliki beberapa  data  siswa  ganda,  kemudian  saat dinonaktifkan yang lain ikut non aktif?

Jawaban: Sedang dikonfirmasi ke pihak aplikasi, atau hubungi Live Agent

10)  Pertanyaan: MTs Muhammadiyah Jayapura, kenapa untuk mutasi siswa belum terintegrasi dengan Dapodik

Jawaban:  memang belum terintegrasi dengan Dapodik dan tidak terintegrasi dengan Dukcapil, Layanan seperti yang dibutuhkan opm tidak diperbolehkan oleh Dukcapil khususnya terkait NIK karena resiko yang cukup berat  dari pihak Dukcapil, kedepan  akan diubah proses  otomatisasi seperti itu. Untuk mutasi dari sekolah umum  masih berjalan proses integrasinya, secara aplikasi sudah selesai, namun masih ditemukan kendala, masih dikomunikasikan dengan pihak Pusdatin 

11)  Pertanyaan : Bagaimana  jika ada  kesalahan  tanggal  lahir sedangkan  EMIS  sudah  benar, padhal nanti malam akan diupdate data pokok, nanti malah EMIS nya salah?

Jawaban:   Hal  ini  cukup  memusingkan,  seperti  misalnya  kasus  migrasi  data   terakhir kemaren banyak siswa sudah nonaktif di emis lama masuk lagi di emis 4.0 malah yg aktif tidak masuk, hal ini merupakan impact dari proses integrasi secara bulk (data yang besar), akibatnya terjadi resiko dimana kita harus  legowo untuk melakukan perbaikan lagi. Jika nantinya setelah proses  integrasi berjalan ternyata  data  di  EMIS menjadi salah, editing dilakukan di Vervalpd, kita menunggu batch berikutnya sehingga dari vervalpd mengalir lagi ke emis menjadi benar.

12)  Pertanyaan : Dari pak Warto, Pada saat  migrasi data,  jumlah  ruangan  jadi ganda,  yang kedua siswa sebelumnya sudah ada di vervalpd, setelah migrasi  EMIS 4.0 siswanya hilang, kemudian diaktifkan hilang lagi divervalpd? Pertanyaan kedua, ada nama lembaga di emis lama sudah nonaktif, setelah migrasi emis 4.0 muncul kembali?

Jawaban  : Untuk ruangan,  jika sebelumnya sudah  pernah  buat  ruangan  di fitur yg ada, maka sewaktu  migrasi jumlahnya adalah ruangan  yg dibuat ditambah ruangan  yg dulu dibuat di  emis lama, tpi mungkin  gedungnya  yang berbeda,  jika  lembaga baru  punya ruangan kurang dari 20, maka kami migrasi ruangannya, jika lebih dari 20 biasanya sudah dibuat sendiri oleh lembaganya, kemungkinan besar itu adalah ruangan yang dibuat di emis lama (online). Terkait pertanyaan  kenapa hilang divervalpd akan dipertanyakan lebih lanjut kepada PUsdatin. Mengenai  lembaga yang dulu nonaktif kini masih aktif, masih termigrasi ke emis 4.0, jika tidak aktif bisa disampaikan ke Live Agent.

13)  Pertanyaan : Jumlah ruangan Ganda bisakah dihapus?

Jawaban   :  Setelah  dianalisa  lebih  banyak  yang  belum  mengisi,  migrasi  data   tetap dijalankan, rombel yang sudah  dinaikkan  ternyata  belum  connect  dengan  ruangannya, sehingga  tidak  bisa  melakukan  migrasi  rombel  yg  langsung  link   dengan   informasi ruangannya, ruangan saat ini aman-aman saja untuk dihapus

14)  Pertanyaan   :   UC   Rifai   Kab.   Langkat   Sumut,   menanyakan   12   pertanyaan    terkait permasalahan-permasalahan data  pokok divervalpd dan  juga menyanyakan  kapan  fitur tambah siswa di akun kab/kota dibuka?

Jawaban : Data pokok akan disinkronkan nanti malam 

15)  Pertanyaan : pertanyaan  Rakimah Hatala, di  EMIS lama namanya  ada  tapi di emis 4.0 terganti dengan nama lain dan divervalpd hilang?

Jawaban  : Mohon cek kembali di vervalpd, jika di vervalpd bisa diedit silahkan diedit nanti akan disinkronkan ke EMIS

16)  Pertanyaan  :Memungkinkankah  data  yang  hilang  divervalpd  untuk  daftarkan  kembali, daftar baru?

Jawaban   :  Jika  ada  di  emis,  harusnya  sekarang  sudah  ada  divervalpd,  jika  tidak  ada sampaikan ke live agent

17)  Pertanyaan :UC Rifai Langkat, masalah jurusan hilang?

Jawaban  : Jurusan itu yang dimigrasi yang  menempel di rombel, jika tidak ada dirombel berarti tidak terambil, untuk detailnya share ke Tim EMIS, untuk jurusan itu akan ada fitur edit rombel

18)  Pertanyaan : Jumardi UC NTT, mempertanyakan  terkait menu masuk mutasi dari sekolah umum sampai saat ni belum ada, menu aktifkan siswa di vervalpd, menu batal keluar serta jadwal sinkronisasi

Jawaban  : Jadwal proses sinkronisasi masih tahap  pembicaraan antara  Kemenag dengan Pusdatin, terkait  menu  batal keluarakan dikoordinasikan dengan  Pusdatin untuk  kasus lainnya bisa dilanjutkan ke Live Agent

Jawaban   dari  pak  Dodi Irawan  :  Terkait  penyiapan  proses  pertukaran   data  dengan Dapodik, akan segera didiskusikan dengan Pusdatin agar aliran data berjalan dengan lancar agar tidak ada proses input data dalam hal Mutasi.

19)  Pertanyaan : Menu unduh data  siswa di satuan  lembaga belum muncul? Siswa sudah di aliyah datanya masuk kembali ke tsanawiyah setlah migrasi?

Jawaban  : Untuk menu  unduh  data  siswa sedang dilakukan optimasi, ditiadakan karena kesulitan mendownload siswa diatas 1000, untuk  sementara  dinonaktifkan. Kasus siswa kembali ke tsanawiyah terjadi karena data ganda, solusinya sampaikan ke Live Agent

9.    Dimohon kerjasamanya untuk UC disampaikan ke kab/kota dan opm agar bisa legowo dan sama-sama kita mencoba untuk membangun  aplikasi  EMIS ini untuk bisa menjadi acuan aplikasi yang ada di Kemenag, apabila ada data-data  yang belum lengkap, nanti ketika sudah berjalnnya integrasi, maka tolong untuk dilengkapi kembali di vervalpd pada akun kab/kota atau kanwil.

10.  Closing statement : Seluruh  opm, UC kab/kota dan UC Kanwil, apabila mau melengkapi data  vervalpd, harus  dilakukan  melalui  Live  Agent,  atau  kemungkinan  bisa  juga langsung  ke  pihak  Pusdatin,  atau kedepannya Tim EMIS Pusat akan berkoordinasi dengan Pusdatin